خصص وقتاً للعمل الذي يهم

ساعات أكثر في اليوم. إنه أمر واحد يريده الجميع، ومع ذلك يستحيل حصوله. ولكن ماذا لو كان بإمكانك توفير وقت مهم -ربما بقدر ٢٠٪ من ساعات العمل- لتركز على المسؤوليات التي تهم حقا؟

قضينا الثلاث سنوات الماضية في دراسة كيف باستطاعة العاملين في مجال المعرفة أن يصبحوا أكثر إنتاجية، ووجدنا أن الجواب سهل: استبعد أو فوض المهام الغير مهمة واستبدلهم بالمهام الأهم. بحثنا يشير إلى أن العاملين في مجال المعرفة يقضون قدراً كبيراً من وقتهم -بمتوسط ٤١٪- في الأنشطة التقديرية التي تقدم قدراً ضئيلاً من الارتياح الشخصي ويمكن التعامل معها بكفاءة من قبل الآخرين. إذاً لماذا يستمرون بالقيام بها؟ لأنه قيل أن تخليص النفس من العمل أسهل من إتمامه. فنحن غريزياً نتشبث بالأعمال التي تجعلنا نشعر بأننا مشغولين وبالتالي مهمين، بينما رؤسائنا في العمل يسعون باستمرار لبذل المزيد مع القليل، فيراكمون العديد من المسؤوليات بقدر ما نحن على استعداد لقبولها.

على سبيل المثال: لوتا لايتينين -مديرة في شركة تأمين اسكندنافية- تخلصت من اجتماعات ومهام إدارية عدة من أجل قضاء مزيد من الوقت في دعم فريقها، وقد أدى ذلك إلى زيادة بنسبة ٥٪ في المبيعات من قبل وحدة لها على مدى ثلاث أسابيع.

على الرغم من عدم كون الجميع في دراستنا ناجحاً تماماً، إلا أن النتائج أدهشتنا. فبمجرد طلب العاملين في مجال المعرفة بإعادة التفكير وتغيير ميزان أعمالهم، أصبحنا قادرين على مساعدتهم في تحرير ما يقارب ١/٥ من وقتهم -بمتوسط يوم واحد كامل في الأسبوع- والتركيز على أعمال أكثر جدارة بالاهتمام بساعاتهم التي حفظوها. .

هناك العديد من الأسباب لحدوث كل هذا. فالكثير منا يشعر بأنه متشتت في شبكة من الالتزامات والتي قد يكون تخليص أنفسنا منها مؤلماً: فنحن نقلق من خذل زملائنا في العمل و مدرانا إذا توقفنا عن القيام بمهام معينة. “أريد أن أبدو مشغولاً وإنتاجياً فالشركة تقيم المتعاونين” أبدى أحد المشاركين هذه الملاحظة. أيضاً إحراز تقدم في أي مهمة -حتى في المهام الغير جوهرية- يزيد من شعورنا بالارتباط بالعمل والرضا.

مع جهدٍ قليل نسبيا وبدون توجيهاتٍ إدارية، بإمكان التدخلات الصغيرة التي ننويها أن تزيد الإنتاجية بشكل ملحوظ بين العاملين في مجال المعرفة. وهذه التغييرات ليست دائماً سهلة بالطبع. “من الصعب صنع هذه التغييرات دون انضباط الأشخاص ذوي الرتبة الأعلى في العمل” قال أحد المشاركين في الدراسة. ولكن اتفق الجميع على أن التدريب كان مفيداً وذو تقنية إجبارية تساعدهم على أن يكونوا أكثر كفاءةً، ونشاطاً، بل وأكثر تعاوناً بين الموظفين والمديرين. لتفعل الشيء نفسه، لست بحاجة إلى إعادة تصميم أي أجزاء من المنظمة، أو إعادة هندسة طريقة سير العمل، أو تحويل نموذج الأعمال. كل ما عليك فعله هو أن تطرح الأسئلة الصحيحة وتعمل على الإجابات. ففي النهاية، إن كنت عاملاً في مجال المعرفة، أليس استخدامهم لحكمك هو ما وُظفت لأجله؟